Cycle de vie d'un rapport d'impôts

Ce document expose les différentes étapes d'une déclaration d'impôts. Il décrit les actions à prendre par ses différents intervenants et annonce les traitement automatisés qui ont lieu à chaque étape.

Responsable

Le préposé chargé de recevoir les nouvelles demandes de rapport d'impôts.

Sous l'item de menu Dossiers → Nouveau dossier, le préposé accède à un formulaire et remplit les champs suivants :

• Client : Choisir le client ou appuyer sur Nouvel individu pour créer sa fiche.
• Type de dossier : Choisir Rapport d'impôts
• Sujet : Nom significatif par lequel le dossier sera référé (par défaut, le sujet donné est « Rapport d'impôt - Nom du client »)
• Détails : Instructions particulières à l'attention du comptable ou du coordinateur
• Pièce jointe: Tout document pertinent disponible à l'ouverture du dossier.

Cliquer sur Enregistrer pour passer à la prochaine étape.

Les détails et pièces jointes ajoutés à cette étape seront mis disponibles sous une activités nommée Ouverture de dossier. Ils ne sont pas automatiquement transmis par courriel. Ceux-ci peuvent aussi être ajoutés par une activité Réception de documents, tel que décrit à la section Ajouter de nouveaux documents.

Responsable

Le préposé chargé de recevoir les nouvelles demandes de rapport d'impôts et/ou le superviseur.

Sous la section du formulaire intitulée Rôles, on définit personnes qui travailleront sur ce dossier :

• On assigne le superviseur du dossier au rôle du Case Coordinator
• On assigne un Comptable pour ce dossier

À cette étape, le dossier passe à l'état initial En cours, ce qui veut dire que ses documents doivent être vérifiés par le comptable avant toute chose.

Un avis par courriel sera transmis automatiquement à chaque comptable ou coordinateur qui est assigné au dossier pour les informer de leur rôle.

Une fois qu'un comptable est assigné au dossier, sa tâche est de vérifier les documents joints aux activités du dossier.

Responsable

Le comptable assigné au dossier.

Les documents reçus peuvent typiquement être récupérés sous les activités nommées Ouverture de dossier ou Réception de documents du dossier.

• Si tout est en ordre, on marque la tâche Vérification du dossier à l'état Terminé.
• S'il manque un document, on marque la tâche Vérification du dossier à l'état Incomplet en prenant soin de spécifier les informations manquantes dans la zone texte de l'activité.

Un dossier vérifié passe au mode En traitement, qui indique que le comptable est prêt à traiter la déclaration d'impôt.

Lorsqu'une vérification de dossier est considérée incomplète, le dossier global passe lui-même au mode Incomplet.

Un avis par courriel est transmis au coordinateur de dossier afin qu'il fournisse les documents manquants.

Une fois que le coordinateur a récupéré les documents requis par le comptable, il doit les joindre au dossier.

Responsable

Le superviseur assigné au dossier.

On ajoute au dossier une activité nommée Réception de documents. On énumère les documents transmis le titre de l'activité et tire profit de la zone texte pour transmettre tout autre renseignement utile pour le comptable. On marque cette activité à l'état Terminé pour aviser le comptable qu'il peut reprendre son travail sur le dossier.

Dès que l'état de cette activité est mis à Terminé, le dossier passe à l'état En cours et le comptable reçoit un avis par courriel l'informant de la réception des pièces manquantes.

L'enregistrement d'une activité Réception de document à l'état Terminé remet systématiquement le dossier à l'état initial En cours. Cette action interpelle le comptable à vérifier le dossier à nouveau. Pour éviter d'appliquer ce changement ou d'aviser le comptable par courriel, il suffit d'assigner un autre statut que Terminé à cette activité. Ex: Incomplet, Pas nécessaire, etc. Ces derniers états n'ont aucune conséquence sur l'état global du dossier et ne préviennent pas le comptable de l'arrivée des nouveaux documents.

Une fois que le rapport d'impôt a été produit, le comptable doit le rendre accessible au coordinateur.

Responsable

Le comptable assigné au dossier.

On joint les documents produits (ex: la déclaration d'impôt) à l'activité Livraison du produit, qu'on marque comme étant Terminée.

Le coordonnateur reçoit un avis par courriel lui indiquant que le livrable est prêt à être retransmis au client.

Le coordonnateur retransmet au client les documents fournis par le comptable et ferme le dossier.

Responsable

Le coordinateur assigné au dossier.

On récupère les documents à transmettre au client sous l'activité intitulée Livraison du produit.

On accède à la fiche du dossier et on change son Statut à Résolu.

Un dossier devient en retard sept jours après son ouverture. La date d'échéance d'un dossier correspond à la date de son activité Livraison du produit. Les dossiers retardataires sont reconnus par leur état Urgent.

Chaque jour, une tâche programmée vérifie les dossiers actifs et marque les dossiers en retard à l'état Urgent, peu importe où ils sont rendus dans leur cycle de vie.

Les automatismes chargés de changer l'état d'un dossier n'affectent pas les dossiers urgents. On ne peut donc pas détecter si un dossier urgent est En cours, Incomplet, En traitement ou autre. La seule façon de rétablir les automatismes réguliers est d'étendre la date de l'activité Livraison du produit du dossier et d'assigner manuellement un autre état que Urgent à ce dossier.

On peut résumer le cycle de vie d'un dossier aux états qui suivent :

En cours

Le dossier est complet et en cours de traitement.

Incomplet

Certaines informations doivent être fournies avant d'être en mesure de traiter ce dossier.

En traitement

Le dossier est complet et en cours de traitement.

Urgent

Le dossier est en retard et/ou sa résolution est prioritaire.

Terminé

Le travail sur ce dossier est terminé. Il est prêt à être résolu.

Résolu

Le dossier a été traité et les documents, s'il y a lieu, ont été transmis à leur(s) destinataire(s). Il est clos.

Les changements possibles aux activités affectent l'état global du dossier comme suit :

• Vérification de dossier (État: Incomplet) → Dossier Incomplet
• Réception de document (État: Terminé) → Dossier En cours
• Vérification de dossier (État:Terminé) → Dossier En traitement
• Livraison du produit (État: Terminé) → Dossier Terminé

Puisque CiviCRM ne prévoit pas qu'un changement d'état à une activité produise un changement d'état au dossier, il peut être nécessaire de rafraichir la page d'un dossier afin de visualiser son état réel après avoir mis à jour une activité.

Bien qu'il soit possible d'envoyer une copie d'une activité par courriel lors de son édition en cochant la case d'un destinataire, des messages d'avis par courriel sont envoyés systématiquement aux partis concernés par des modifications clé au dossier. Les modèles de ces messages peuvent être modifié dans l'interface de CiviCRM.

Dossier d'impôts : Nouveau rôle

On assigne un rôle à une personne au sein du dossier

Dossier d'impôts : Documents manquants

On marque une activité Vérification du dossier à l'état Incomplet

Dossier d'impôts : Documents reçus

On marque une activité Réception de documents à l'état Terminé

Dossier d'impôts : Rapport complété

On marque une activité Livraison du produit à l'état Terminé

Ces messages sont accessibles sous le menu Administrer → Communications → Modèles de messages de CiviCRM.