Doc Temporaire tirée d'Alternatives

CiviCRM est une solution libre et gratuite de gestion de contacts. Ce logiciel Web, est spécialement conçu pour répondre aux besoins des groupes de pression, des organismes à but non-lucratif et des organisations non-gouvernementales. Son intégration au gestionnaire de contenu Drupal permet d'accéder à une gamme d'outils additionnels pour cultiver sa relation avec ses membres. Comme Drupal, il est disponible en plusieurs langues et il supporte les spécificités de différents pays.

Comme tout projet de logiciel libre digne de mention, CiviCRM s'appuie sur une communauté solide. Celle-ci est est composée :

• d'une organisation spécifiquement dédiée à maintenir et faire évoluer l'outil;
• de plusieurs centaines d'organisations et de travailleurs indépendants, répartis partout sur le globe, qui améliorent l'outil, les traductions et la documentation d'après leurs besoins et ceux de leurs clients.

Pour plus d'information, consulter le site http://civicrm.org

Au centre de CiviCRM, se trouvent les fiches de contact. Plus qu'un carnet téléphonique, ces contacts renferment toutes les informations qui sont pertinentes à votre organisme. En plus de stocker les coordonnées des individus et des organisations de votre réseau social, leurs adresses, leurs préférences de communication, etc., CiviCRM vous permet d'étendre ces fiches avec des champs personnalisés.

Ces contacts peuvent, à leur tour, être associés à d'autres fiches d'information dédiées à la gestion des membres, des événements, des dons ou d'autres formes de paiement.

Certains de ces contacts sont membres de votre organisme. Une adhésion est une fiche d'information qui précise le niveau d'adhésion du membre, sa période de validité et qui renferme d'autres détails administratifs nécessaires à sa gestion.

Certains de ces contacts s'inscrivent à des événements. Une participation est une fiche d'information qui lie le contact à un événement annoncé sur le site, et permet de faire le suivi sur l'état de sa participation.

Ces adhésions, comme ces événements, peuvent être payants. Une contribution est une fiche qui sert à faire le suivi d'un paiement. On y note la méthode de paiement, l'état de la transaction et d'autres détails pertinents. Le paiement d'une contribution a pour effet d'activer l'adhésion ou la participation à laquelle elle est rattachée. Un don se distingue des autres contributions dans la mesure où il ne se rattache à aucun objet.

Chacun de ces paiements, participations, adhésions, de même que toute autre action qui implique un contact est conservé dans un historique, sous la fiche d'information de ce contact. Le journal des activités d'un contact peut noter le nom des personnes qui ont modifié sa fiche, les courriels qui lui ont été transmis, les appels téléphoniques qui ont eu lieu, et bien plus encore…

Une base de contact peut renfermer plusieurs milliers d'individus et d'organisations. Différents outils de classification et de recherche existent donc pour vous permettre de retrouver les contacts selon divers critères. Il vous est possible de classer vos contacts par groupe, leur assigner des étiquettes, et étendre les fiches existantes avec des données personnalisées.

La recherche avancée vous permet de repérer les contacts qui correspondent à vos critères de recherche. Des recherches plus complexes peuvent être programmées. Toutes ces recherches peuvent être sauvegardées sous un groupe intelligent, pour vous permettre de retrouver facilement un échantillon précis de contacts, ou bien pour appliquer rapidement une même action à tout résultat de recherche. Par exemple : envoyer un courriel massif, imprimer des étiquettes pour la poste, appliquer certaines modifications aux fiches du lot, etc.

Il existe plusieurs façons d'exposer les données de CiviCRM à votre organisme ou un tiers parti. Un profil vous permettra ainsi de préciser la liste les champs que vous retrouvez dans vos résultats de recherche. Un profil est simplement une liste de champs regrouppée arbitrairement. Ces mêmes profils peuvent aussi servir à produire des formulaires de saisie. Lors d'une intégration avec Drupal, par exemple, vos utilisateurs seront en mesure de modifier certains aspects de leur fiche contact. De plus, CiviCRM vient équippé d'un moteur de rapports statistiques, capable de synthétiser, sous forme de tableaux ou de graphiques, les données enregistrées au système. Les règles d'accès à ces diverses fonctions sont aussi configurables.

Enfin, CiviCRM se distingue particulièrement des autres CRM par son domaine d'application. Cette plateforme est construite pour supporter les activités des organismes à but non-lucratif. Il n'est pas surprenant que ses modules de gestion de membres, d'événements, de contributions, de campagnes de mobilisation par courriel, de suivi de dossier, etc. s'appliquent dans une perspective propre à ce type d'organisme.

Le reste de ce document compte vous familiariser, d'une manière plus détaillée, avec l'utilisation de cet outil.

• Se connecter
• Cliquer sur le menu CiviCRM en haut à droite

Le menu est une barre noire en haut de l'écran et permet d'accéder à l'ensemble des options de CiviCRM. Selon vos droits d'accès, certains de ces éléments peuvent être cachés.

• Barre de recherche rapide à gauche - taper directement un nom ou un courriel pour avoir jusqu'à 10 contacts qui correspondent.
• Menu Accueil - permet de revenir à l'accueil du site web ou au menu Drupal et donc de quitter le menu spécifique à CiviCRM
• Rechercher - permet de voir la liste des pages de recherche de CiviCRM
• Contacts - création de contacts, d'activités, de groupes et d'étiquettes mais aussi import de contacts et d'activités
• … (les éléments entre Contacts et Administrer sont tous attachés à des composantes particulières de CiviCRM qui ont leurs options propres)
• Administrer - tous ce qui concerne la configuration du CiviCRM

Sur la gauche, on remarque une série d'onglets qui permette d'aller voir les différentes informations rattachées à la fiche de contact. Sur chaque onglet, on voit un numéro qui indique le nombre d'éléments actif de ce contact.

Voici la liste des onglets:

• Sommaire: information générique comme les coordonnées de la personne et les informations nécessaire pour communiquer avec la personne
• Contributions: paiements que la personnes à effectué (dons, frais d'adhésion, frais de participation à un événement, …)
• Adhésion
• Activités
• Événements
• Relations
• Groupes
• Notes
• Étiquettes
• Journal

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Il existe 2 façons rapides de trouver un contact lorsqu'on connait son nom ou courriel :

1. utiliser la zone de texte en haut à gauche et taper une partie du nom et/ou courriel du contact
2. utiliser le menu Rechercher → recherche rapide et saisir un ou plusieurs critères (nom, prénom, code postal)

Voici le résultat d'une recherche rapide :

Cliquer ensuite sur le nom du contact pertinent ou cliquer sur le lien Voir pour visualiser la fiche du contact.

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Dans CiviCRM, un paiement est toujours représenté par une contribution. L'ensemble des paiements d'un contact est disponibles dans l'onglet Contribution du contact.

Il existe plusieurs types de paiement. Chaque type de paiement à une page de création spécifique :

• Don: il faut créer une contribution - cf. Annexe Créer une contribution
• Cotisation de membre: il faut créer une adhésion avec enregistrement d'un paiement - cf. Annexe Créer une adhésion
• Frais d'événement: il faut créer un participant à un événement avec enregistrement d'un paiement - cf. Annexe Créer une participation à un événement

Aussi, selon le type de paiements, le formulaire de paiement utilisé peut-être différent :

• Paiement par carte de crédit : le paiement sera alors directement transmis à la passerelle de paiement utilisé (Desjardins, Moneris, Paypal, …)
• Paiement sans transaction financière : les données sont simplement enregistrées dans le système (paiement par chèque, en espèce, …)

Voici un récapitulatif des options disponibles : «graphviz::paiement.dot»

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• le paiement pré-autorisé pour une adhésion utilise le même formulaire que le paiement par chèque

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Dans CiviCRM, un contact est considéré comme membre actif s'il a une adhésion dans un état Actif (En général, un des 3 statuts suivants : Nouveau, En cours, État de grâce). L'état d'une adhésion est mis à jour automatiquement en fonction de la date courante et du type d'adhésion. Par exemple, pour une adhésion annuelle qui commence à la date d'inscription, l'état sera inactif 1 an après la date d'inscription.

Donc, pour changer l'état d'adhésion d'un contact, il y a plusieurs possibilités :

• Non membre → Membre: il faut créer une adhésion
• Membre inactif → Membre actif: il faut renouveler une adhésion qui a expiré ou créer une nouvelle adhésion
• Membre actif → Membre inactif: ça devrait se faire automatiquement en fonction du type d'adhésion mais il est aussi possible de forcer l'état d'une adhésion en éditant l'adhésion

La recherche avancée est accessible par le menu Rechercher → Recherche avancée. C'est probablement le formulaire de recherche le plus versatile et le plus utilisé.

Voici notamment ces grandes caractéristiques de cette recherche :

• Recherche multicritères : les contacts trouvés répondent à tous les critères demandés
• Les sections de la recherche correspondent aux onglets qu'on retrouve dans la fiche de contact, donc il faut bien comprendre où se trouve l'information pour bien la retrouver
• Les options sont nombreuses et évoluent avec l'évolution de CiviCRM
• Il est possible de faire des actions sur le résultat de ces recherches - cf. Annexe Appliquer une action sur un résultat de recherche

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Un envoi massif de courriels est différent d'un envoi de courriel classique pour les raisons suivantes :

• Les personnes qui reçoivent le courriel peuvent se désabonner de l'envoi pour les futurs envois
• Des statistiques sont automatiquement générés (nombre de lecture, nombre de rebond, nombre de clics, …)

Pour ces raisons, le processus est un plus complexe et nécessite de :

• Créer un groupe simple ou intelligent (permet de gérer les désabonnements) Annexe: Gestion des groupes
• Ajouter l'option “Mailing list” à ce groupe Annexe: Annexe: Groupe d'envoi massif
• Dans le menu, choisir Envois massifs → Nouvel envoi puis suivre les étapes indiquées à l'écran

• Faire une recherche permettant d'obtenir les contacts souhaités Recherche de contact avancée
• Choisir l'action “Exporter des contacts” (cf. Annexes Appliquer une action sur un résultat de recherche)
• Suivre les instructions à l'écran

1. Recherche avancée avec les critères :

• Afficher en tant que “Contributions”
• Numéro du membre ou autre critère de sélection de contacts
• Dans l'onglet Contribution : date de contribution si nécessaire
• Dans l'onglet Contribution : contribution récurrente seulement ou Non récurrente seulement (en général, on ne souhaite pas avoir les 2 en même temps)

1. Avec les résultats de la recherche, choisir l'action “Send PDF Letter for each Contribution”
2. Options :

• choisir le modèle de lettre
• si la lettre contient un reçu, cocher “Update receipt date for those contributions” pour mettre à jour la date de reçu
• si la lettre contient un remerciement, cocher “Update thank you date for those contributions” pour mettre à jour la date d'envoi de la lettre de remerciement
• s'il s'agit d'une lettre de fin d'année pour compiler les informations de dons, cocher “Group recurring contribution (1 letter by recurring contribution for the choosen period)”

1. Après avoir relu que tout est correct, cliquer sur le bouton “Faire des lettre au format PDF”

• Mettre à jour le groupe intelligent “_Contacts campagnes internes_” en s'assurant que toutes les campagnes internes sont dedans :

1. Menu Contact → Gestion des Groupes → lien Réglages en face du groupe “_Contacts campagnes internes_” puis en bas Modifier les critères de recherche du groupe intelligent ou directement http://crm.alternatives.ca/fr/civicrm/contact/search/advanced?reset=1&force=1&ssID=12
2. cliquer sur la zone “_Modifier les critères de recherche du groupe intelligent Contacts campagnes internes_” pour modifier les critères de recherche du groupe
3. dans la section “Contributions”, ajouter les groupes si nécessaire et lancer la rechercher
4. dans les actions, sélectionner “Mettre à jour le groupe intelligent” puis bouton “OK”

• Créer un groupe intelligent qui répond aux critères demandé dans la commande de fichier de Tactic Direct. Par exemple : Tous les donateurs ayant contribué leur dernier don depuis le 1er janvier 2008 (= groupe “Donateurs individuels dernier depuis 1er janvier 2008”)
• Menu Rechercher → Inclure / Exclure des contacts :

1. dans Inclure, mettre le groupe demandé par Tactic (ex: “Donateurs individuels dernier depuis 1er janvier 2008”
2. dans Exclure, mettre le groupe “Contacts campagnes internes”
3. lancer la recherche puis sélectionner l'action “Nouveau groupe” et cliquer le bouton “OK” - saisir un nom de groupe (ex: Export Tactic 1er août 2012)

• Exporter enfin le résultat :

1. Menu Rechercher → Recherche avancée, sélectionner le groupe créé (ex: Export Tactic 1er août 2012) et lancer la recherche
2. Sélectionner l'action “Export”
3. Choisir le mappage de champs - la définition des champs doit correspondre à ce qui est décrit dans la commande de fichier

• voir aussi https://redmine.koumbit.net/projects/altern-civicrm/wiki/Export-tactic

• Si c'est une campagne de Tactic Direct, ils doivent fournir la liste des codes de campagnes avec le nombre de destinataire. Pour chacun d'entre eux :
• Dans le formulaire de création, mettre le “Nombre de destinataire” en bas pour permettre de calculer le succès de la campagne

Pour l'instant, il n'y a pas de rapport pour avoir cette information pour une liste de campagne. Pour une campagne, on peux obtenir cette information en 2 étapes :

1. consulter la campagne et regarder l'information contenu dans le champ Nombre de destinataire
2. rechercher les contribution qui correspondent à cette campagne

• aller dans le menu Contributions → Rechercher des contributions
• sélectionner la campagne souhaitée et lancer la recherche bouton Rechercher (en haut à droite)
• un panneau résumé comme celui ci-dessous permet de savoir combien de contribution ont été faites et le total récupéré pour cette campagne

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Pour entrer une contribution manuellement pour un contact :

• Trouver le contact en utilisant un des outil de recherche
• Selectionner l'onglet Contribution du contact
• Cliquer “Nouvelle contribution” ou “Soumettre une contribution par carte de crédit” si le paiement doit être transférer a votre institution bancaire directement grâce aux données de la carte de crédit
• Compléter le formulaire de contribution et soumettre

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Pour créer un enregistrement d'adhésion, vous pouvez :

• Trouver le contact en utilisant un des outil de recherche
• Sélectionner l'onglet Adhésion du contact
• Cliquer “Nouvelle adhésion” ou “Soumettre une contribution par carte de crédit” si le paiement doit être transférer a votre institution bancaire directement grâce aux données de la carte de crédit
• Compléter le formulaire d'adhésion et soumettre

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«copy d'écran de résultat de recherche»

• Cocher les éléments sur lesquels faire une action (contacts, contributions, … selon la recherche effectuée) ou choisir tous les éléments sélectionnés
• Choisir dans la liste de choix l'action voulues et cliquer sur OK
• Suivre les instruction à l'écran selon l'action choisies

• cf. vocabulaire - groupe simple est un groupe dans lequel les contacts sont ajoutés et retirés manuellement par opposition au groupe intelligent ci-dessous
• Étapes: …
• Ajouter / retirer des contact

• Recherche de contacts avec un des écrans de recherche (ex: recherche avancée)
• Appliquer l'action “Créer un groupe intelligent” sur le résultat

Notes:

• Il n'est pas nécessaire d'ajouter des contacts: les contacts qui répondent aux critères sont automatiquement ajouté à ce groupe et ceux qui ne répondent plus aux critères sont retirés
• Il est possible de retirer des contacts à un groupe intelligent même s'ils correspondent aux critères

Pour convertir un groupe existant en un groupe qui est utilisable pour l'envoi massif, il faut :

1. Obtenir la liste des groupes : Menu Contacts → Gestion des groupes
2. Trouver le groupe souhaité avec son nom et cliquer le lien “Réglages” à droite
3. Pour l'option “Type de groupe”, cocher la case “Mailing List” puis Enregistrer