Cas d'utilisation

Les informations stockées dans CiviCRM sont nombreuses et de différentes natures.

Par exemple, rechercher les membres actifs et rechercher les adhésions actives sont deux choses différentes. Si un contact possède deux adhésions actives en même temps :

• dans le premier cas, ce contact apparaîtra une seule fois (sans fournir de étails sur l'adhésion active)
• dans le deuxième cas, les deux adhésions apparaîtront (et l'information reliée au contact sera affichée en double)

La nature des enregistrements recherchés influe sur :

• L'affichage des colonnes de résultats
• Les actions disponibles (ex: on peut ajouter des contacts à un groupe, mais pas des adhésions)

Dans la recherche avancée, il est possible de choisir la nature des enregistrements recherchés en changeant la valeur du critère “Afficher en tant que”. Sinon, il faut utiliser le formulaire adapté tel qu'indiqué dans les sections suivantes.

Utiliser le bloc de recherche rapide situé à gauche du menu principal.

Dans le menu en haut de la page, choisir l'une des options suivantes :

• Rechercher → Rechercher des contacts
• Rechercher → Recherche avancée
• Rechercher → Constructeur de recherche
• Rechercher → Recherches personnalisées

• Participations à des événements : Rechercher → Trouver des participants
• Adhésions : Rechercher → Rechercher des adhésions
• Contributions : Rechercher → Rechercher des contributions
• Activités : Rechercher → Rechercher des activités

Suite à une recherche de contacts, il est possible d'enregistrer cette recherche sous un groupe dynamique pour y référer plus tard.

Suite à l'obtention d'un résultat de recherche :

• Utiliser l'action Nouveau groupe dynamique (parfois nommé groupe intelligent),
• Choisir un nom clair et non ambiguë,
• Ajouter une description précise de ce que retourne la recherche afin de faciliter l'administration et la formation de nouvelles personnes.

Ce nouveau groupe apparaîtra dans la liste des groupes et pourra être utilisée dans de nombreux formulaires pour filtrer les résultats. Il pourra aussi être utilisé pour transmettre des envois massifs de courriels.

Sous le menu Actions d'une fiche de contact, choisir l'option “Envoyer un courriel”.

• Faire une recherche de contacts
• Sélectionner les destinataires
• Choisir l'action intitulée “Envoyer un courriel aux contacts”

Attention: aucune statistique (ex: ouvertures de courriel, clics, …) ne sera compilée lorsqu'on envoie un message de cette façon. Seule la prochaine option permet la récolte de statistiques.

• Sous le menu: Envois massifs → Nouvel envoi
• Pré-requis : avoir un groupe de type “Mailing List” pour gérer les désabonnements

CiviCRM considère qu'à plus de 50 contacts, l'envoi massif est sujet à la Loi C-28 anti-pourriels. Pour cette raison, les messages transmis par cette méthode comprennent nécessairement un lien de désabonnement.

Astuce: Dans tous les cas, chaque message est transmis individuellement à chaque destinataire. Ces messages peuvent être personnalisés avec des champs de fusion. Les adresses des autres destinataires ne sont jamais transmises avec le courriel, comme c'est le cas quand on transmet un courriel en copie conforme.

1. Effectuer une recherche de contacts
2. Suite à la sélection des enregistrements visés, choisir l'action “Imprimer des lettres PDF pour les contacts”
3. Options :
   • Choisir un modèle de lettre ou rédiger le contenu de son message dans le bloc “Votre lettre”
   • Utiliser les champs de fusion (en haut à droite de l'éditeur de lettre) afin que CiviCRM personnalise la message pour chaque contact. Par exemple, la séquence {contact.first_name} {contact.first_name} sera remplacé par le nom et prénom du contact lors de la génération de la lettre.
   • Sauvegarder ou mettre à jour le modèle en cochant la case à cocher correspondante si souhaité
4. Réviser son texte et cliquer sur le bouton “Créer les PDF”

Attention: La génération des fichiers PDF peut prendre beaucoup de temps. La production d'un grand nombre de documents peut ainsi causer un message d'erreur ou un écran blanc. Pour éviter cette situation, il peut être nécessaire de sélectionner moins de contacts avant de lancer l'action. Dans ce cas, il faudra s'assurer que les contacts soient toujours triés de la même manière avant de sélectionner un sous-ensemble de contact.

L'envoi d'une infolettre nécessite la création d'un groupe de type “Mailing List” qui servira à gérer les désabonnements. Pour ce faire :

1. Créer un groupe de contacts (dynamique ou non) et lui donner un nom (ex: Infolettre générale)
2. Éditer le groupe et cocher la case “Mailing List”

Sous le menu Envois massifs → Nouvel envoi, définir les paramètres de son envoi :

• Choisir le Nom du mailing pour suivi ultérieur – ne sera pas visible aux destinataires du message
• Choisir le Modèle de message ou rédiger le corps du message dans la section HTML
• Choisir c'est l'adresse de l'envoyeur sous le champ De – c'est ce que les destinataires verront dans leur boite courriel
• Choisir le groupe “Mailing List” qui a été créée (ex: Infolettre générale) pour déterminer la liste des “Destinataires”
• Définir le Sujet du message à transmettre
• Le bloc Texte simple* n'est pas obligatoire mais il rend disponible une version du courriel sans mise en forme HTML. Ces messages sont lisibles sur tous les lecteurs de courriels. Ils sont souvent plus accessible aux non-voyants, par exemple.

Astuce: Il est posible d'ajouter des champs de fusion dans le sujet et le corps du message. Ces champs seront substitués au moment de l'envoi par leur valeur correspondante pour chacun des contact. Ce mécanisme permet, entre autres, de définir des salutations différentes pour chaque destinataire.

Pour réduire les chances que vos envois soient rejetés en tant que pourriel et pour se conformer à certaines lois, CiviCRM force par défaut l'utilisation dans le contenu du message des champs de fusion suivants :

• {domain.address}: Les coordonnées de votre organisation, pour permettre aux destinataires de vous contacter en cas de problème.
• {action.unsubscribeUrl} (désabonnement) ou {action.optOutUrl} (retrait de tout envoi) : permet à vos contacts de ne plus recevoir de vos courriels

Lorsque tout les champs sont correctement remplis, il est possible d'envoyer un test à une personne ou à un groupe et de cliquer sur Suivant pour planifier l'envoi.

Contrairement au publipostage standard qui s'effectue à partir d'un contact, les reçus et les lettres de remerciement se font en relation avec une contribution.

CiviCRM propose une façon simple de transmettre par des données sur les contributions :

1. Rechercher des contributions avec l'un des formulaires de recherche adaptés
2. Deux actions sont possible sur le résultat de recherche :
   • Imprimer ou envoyer par courriel les reçus de contributions : réutilise le modèle de message utilisé lors de la création d'une contribution en cliquant la case Envoyer un reçu
   • Lettres de remerciement pour les contributions : cette action est plus personnalisable et permet de rediger un message personnalisé, de mettre à jour la date de reçu et ou de remerciement, de grouper les contributions pour n'avoir qu'une seule lettre par contact

Les formulaires de paiement en ligne (dons, adhésion, événement) permettent d'annexer au contact une fiche de contributions qui détaille chaque transaction financière. Les paiements en ligne permettent ainsi d'approuver automatiquement ces dons reçus, adhésions et inscriptions. Les paiements faits hors ligne (chèque, espèce, virement bancaire), par contre, placent les contributions dans un état En attente, jusqu'à ce que les sommes perçues soient entrées au système.

Il existe cependant quelques cas où la collecte de paiement en ligne ne peut pas être automatisé :

• Lorsque un paiement n'est pas sollicité
• Lorsqu'un paiement par chèque ou par carte de crédit est fait en réponse à une sollicitation par courrier
• …

Avant d'ajouter un nouveau paiement, on doit déterminer si ce paiement est lié à une adhésion ou à un événement :

1. Paiement d'adhésion : il faut enregistrer le paiement au moment où l'on crée, renouvelle ou édite l'adhésion
2. Paiement lié à un événement : il faut enregistrer le paiement au moment où l'on crée la participation
3. Paiement de type don ou autre : il suffit de créer une nouvelle fiche de contribution

Il n'est pas possible de lier une contribution à une adhésion ou une participation après qu'elle ait été ajoutée au système.

Quand on effectue un paiement par le biais d'une passerelle de paiement (Paypal, Desjardins, Stripe, …), le statut du paiement est généralement mis à l'état Terminé suite à l'approbation de la transaction.

Pour les autres types de paiement, il est nécessaire de mettre à jour l'état du paiement :

1. Trouver la contribution :
   • soit à partir de l'onglet contributions de la fiche contact
   • soit suite à une recherche de contribution
2. Éditer la contribution et en changer le statut (généralement à Terminé)

Astuce: Dans le cas d'une adhésion, le changement du statut du paiement à Terminé va aussi mettre à jour le statut de l'adhésion ainsi que sa date de fin. L'adhésion est ainsi renouvelée pour une nouvelle période dès que le paiement est complété. Dans le cas d'une participation à un événement, le statut de la participation passe de l'état Attente de paiement vers l'état Inscrit.

Puisqu'il n'est pas possible de lier une contribution à une adhésion suite à la création de la contribution, il devient important d'enregistrer un paiement lors de création de l'adhésion. En plaçant son statut En attente de paiement, il sera ainsi possible d'approuver ce paiement ultérieurement.

Si le lien n'est pas créé :

• Le changement du statut de la contribution ne mettra pas à jour le statut de l'adhésion, ni sa date de fin.
• L'historique de paiement ne sera pas visible lors de la consultation de l'adhésion.

Pour corriger une situation problématique, il faut supprimer la contribution et la recréer :

• Accéder au formulaire de modification d'adhésion
• Cocher la case Mettre à jour l'état du paiement
• Compléter les informations de paiement. en faisant attention de :
  1. Spécifier l'État du paiement
  2. Décocher la case Envoyer confirmation du reçu

Comme pour les adhésions, il n'est pas possible lier une contribution à une participation après l'ajout de la contribution. Il reste important d'enregistrer un paiement en plaçant son statut En attente de paiement lorsqu'on crée une participation.

Si le lien n'est pas créé :

• Le changement du statut de la contribution ne mettra pas à jour le statut de la participation.
• L'historique de paiement ne sera pas visible lorsqu'on consulte les détails de la participation.

Pour corriger une situation problématique, il faut supprimer la contribution et la recréer :

• Accéder au formulaire de modification de participation
• Cocher la case Paiement enregistré ?
• Remplir les informations de paiement, en prenant soin de :
  1. Préciser l'État du paiement
  2. Décocher la case Envoyer confirmation et reçu

Cette fonction n'est pas disponible par défaut, mais elle peut être ajoutée facilement. Une fois activée, on peut :

• Envoyer les reçus par courriel ou les imprimer pour envoi postal
• Générer un reçu pour impôts pour une contribution donnée
• Produire et envoyer des duplicatas de reçu
• Générer des reçus pour impôts en lots pour l'année

Les outils de comptabilité du marché sont souvent limités en termes de processus d'import. Par conséquent synchronisation de données entre CiviCRM et les outils de comptabilité peut rapidement devenir une tâche complexe.

Les Lot de comptabilité de CiviCRM ont été conçus pour faciliter le travail de synchronisation avec les systèmes comptables. Ils servent à exporter des ensembles de transaction et à assurer une certaine intégrité des données. Une fois exporté, un lot ne peut être ré-ouvert dans CiviCRM. Cette contrainte permet d'assurer que les données restent cohérente avec la comptabilité. Tandis que l'outil comptable servira à connaître le nombre de transactions de chaque type et les montants qui ont été transigés sur une période donnée, CiviCRM pourra servir de référence pour les autres détails liés aux transactions.

Quand un export par lot n'est pas souhaitable, on peut alors afficher ou d'exporter une liste des contributions, qui seront saisies à leur tour dans un outil de comptabilité. Pour ce faire :

• Effectuer une recherche de contributions et sélectionner l'action Exporter les contributions.
• Accéder au rapport des contributions intitulé Bookeeping transaction report qui renferme toute l'information pertinente d'un point de vue comptable.
• Exporter les données de ce rapport vers le format CSV.

Un contact peut être membre de plusieurs organisations ou même avoir plusieurs types d'adhésions avec une même organisation. Une adhésion peut servir à gérer un abonnement à une revue ou un service aussi bien que la gestion de membre classique.

Pour créer un membre :

• (pré-requis) Il faut avoir créé les types d'adhésions disponibles pour l'organisation (voir Administrer → Adhésions → Types d'adhésion)
• Dans le menu, accéder à contact → onglet adhésion → bouton Ajouter une adhésion
• Choisir l'organisation, le type d'adhésion et le tarif
• Enregistrer le paiement – même si le paiement n'a pas été reçu! Si l'adhésion est payante, il est recommande de créer un paiement avec un statut En attente pour faciliter le suivi.

Astuce: En règle générale, il n'est pas nécessaire d'informer les dates des fiches d'adhésion. Ils sont calculés automatiquement à partir de la date du jour et des règles de dates définies dans le type d'adhésion.

Comme il est possible d'ajouter plusieurs adhésions actives pour un même contact, rien n'empêche de créer une adhésion par an. Il est cependant recommandé de renouveler chaque adhésion plutôt que d'en créer de nouvelles à chaque fois. En appuyant ainsi sur le bouton Renouveler, le statut de l'adhésion et sa date de fin seront mis à jour dès que son paiement sera complété.

«copie d'écran du bouton renouveler»

Comme pour la création de nouveaux membres, il est préférable d'enregistrer le paiement même s'il n'a pas été reçu et de placer son statut En attente. Lorsqu'un paiement sera perçu, il faudra alors changer son statut à Terminé afin que le statut de l'adhésion et que sa date de fin soient mis à jour.

Il n'est pas souvent nécessaire de mettre à jour le statut du membre. Ce statut est calculé automatiquement en fonction de la date du jour et de la date de début / fin. Il est aussi mis à jour lorsque l'état du paiement lié à l'adhésion passe à Terminé.

Dans certains cas, cette opération peut être nécessaire :

• Le membre affirme avoir transmis son paiement et on souhaite garder son adhésion active en attendant sa perception
• L'adhésion à été annulée à la demande du membre (ex: pour un remboursement)

Il devient alors possible d'éditer l'adhésion et de cocher la case Réécriture du statut.

Astuce : La prudence est avisée lorsqu'on utilise cette option, puisque CiviCRM ne mettra plus à jour le statut de cette adhésion. Une fois l'exception terminée, il faudra décocher la case Réécriture du statut pour que CiviCRM puisse recalculer ce statut automatiquement.

Dans CiviCRM, un contact peut avoir une ou plusieurs adhésions. Une adhésion peut représenter aussi bien un type de membre qu'un abonnement à une revue ou à un service. Pour savoir si un contact est membre, il faut chercher les adhésions actives (généralement: les statuts Nouveau, Courant ou État de grâce) pour le type d'adhésion souhaitée :

• Menu Rechercher → Rechercher des adhésions
• Critères :
  • Type d'adhésion - choisir si l'on veux limiter à un ou plusieurs types d'adhésion
  • Statut d'adhésion - choisir les statuts actifs (par défaut Nouveau, Courant et État de grâce)

Astuce : Pour obtenir une liste de contacts plutôt qu'une liste d'adhésion, utiliser Rechercher → Recherche avancée avec les mêmes critères saisis dans la section Adhésions.

La façon de faire habituelle est de créer un statut d'adhésion spécifique pour la période de renouvellement.

Par défaut, CiviCRM offre un statut État de grâce qui s'applique entre la date de fin d'adhésion et un mois après la date d'adhésion. Il est possible de créer un statut avec des règles de dates différentes. Par exemple, un état À renouveler qui s'appliquerait deux mois avant la fin de l'adhésion.

Lorsque le statut est configuré selon les besoins, il suffit alors de chercher les membres ayant le statut correspondant :

• Menu Rechercher → Recherche d'adhésion
• Critères :
  • Statut d'adhésion : État de grâce ou 'À renouveler'' (selon la configuration de votre CiviCRM)